Unzählig Unternehmen verwenden bereits ein DMS. Aber was ist ein DMS überhaupt? DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem und dient der elektronischen Archivierung von Dokumenten. Mittels eines DMS können folglich die Bundesordner aus dem Büro verbannt werden. Damit lassen sich auch die auch die Kosten für Papier einsparen. Dennoch werden gewisse Dokumente immer noch gerne ausgedruckt und dies wird auch noch einige Zeit so bleiben. Die Frage lautet dann aber oft: «Wo sind die Dokumente abgelegt?».
Medienbrüche vermeiden
Anstelle eines klassischen Papierarchivs nutzen einige Unternehmen bereits eine Windows-Ordnerstruktur. Damit sparen diese Unternehmen bereits einiges an Kosten für Papier, Druckertoner und den Platz für das Archiv. Was bleibt ist aber der Zeitverlust für die Suche nach dem Dokument in einer Windows-Ordnerstruktur. Eigentlich erhalten Unternehmen heutzutage viele Inhalte bereits als PDF oder in einem anderen digitalen Format von Ihren Kunden. Die Weiterverarbeitung dieser Inhalte geschieht aber mit grösster Sicherheit ausserhalb einer Windows-Ordnerstruktur und im besten Fall in einem ERP-System. Die daraus resultierenden Medienbrüche sind oft ein Ärgernis wenn es darum geht die Informationen kurzfristig wiederzufinden.
Vollintegriertes DMS
Idealerweise müssten somit auch Dokumente im ERP-System abgelegt werden. Hier kommt die zentrale Dokumentenablage unserer ERP-Komplettlösung apmsystem2 ins Spiel. Das Dokumentenmanagement ist in sämtliche Abläufe des apmsystem2 integriert. Externe Dokumente können ganz einfach per Drag-and-drop in das Dokumentenmanagement gezogen werden. Um die Zugriffszeiten so kurz wie möglich zu halten, können Sie Ihre Dokumentenklassen frei wählen und nach Ihrer Ablageorganisation nachbilden. Bei allen vom System erstellten Dokumente und allen abgelegten Word-Dokumenten haben Sie zusätzlich den Vorteil einer Volltextsuche. Neben Word-Daten werden auch Excel-Dateien optimal im vollintegrierten Dokumentenmanagement gespeichert. Für Dokumente auf Papier gibt es zudem eine Workflowintegration zum Scannen und Weiterleiten an das Dokumentenmanagementsystem.
Revisionssichere Lösung
Bei der breiten Auswahl an DMS-Systemen sollten Sie auch die rechtlichen Aspekte berücksichtigen. Laut Gesetz müssen Unternehmen in der Schweiz sicherstellen, dass der Zeitpunkt der Speicherung der Information unverfälschbar nachweisbar ist. Dazu gibt es weitere Regelungen für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten. In der Schweiz brauchen Sie also eine revisionssichere DMS-Lösung.
Mit unserem Komplettsystem apmsystem2 und dem integrierten Dokumentenmanagementsystem bieten wir Ihnen eine zertifizierte und revisionssichere Lösung. Sie können Dokumente auschecken, bearbeiten und nachvollziehbar als neue Version abspeichern. Gerne beraten wir Sie bezüglich der Erstellung, Speicherung, Verwaltung, Ausgabe und Verwaltung von Dokumenten. Fragen Sie uns unverbindlich an.